Das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist eine nationale Verordnung zum besseren Schutz von Whistleblowern in einer Organisation oder einem Unternehmen. Es entspringt der EU-Whistleblower-Richtlinie, mit der erstmals EU-weit ein standardisierter Schutz für Hinweisgeber festgelegt werden soll, und ergänzt das bereits bestehende Geschäftsgeheimnisgesetz. Geregelt wird der Schutz natürlicher Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese innerhalb eines Meldesystems weitergeben. Gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz muss für jeden Mitarbeiter und Stakeholder eines Unternehmens die Möglichkeit bestehen, Regelverstöße über ein internes oder externes Hinweisgebersystem zu melden. Aus Datenschutzgründen sollten diese Informationen vom Whistleblower vorteilsweise auch anonym erfasst werden können, allerdings besteht hierfür keine Pflicht. Nach Erstatten seiner Meldung muss der Hinweisgeber zudem zwingend über den Erhalt dieser und später über die daraus resultierenden Maßnahmen informiert werden. Jegliche Vergeltungsmaßnahmen gegenüber Whistleblowern werden mit dem Gesetz zum Hinweisgeberschutz verboten.  

Wir erklären, was Geschäftsführer, Vorstände, Aufsichtsräte und Compliance Officer über das Hinweisgeberschutzgesetz wissen müssen.

Hinweisgeberschutz
in Ihrem Unternehmen

  • Für den Hinweisgeber muss die Möglichkeit bestehen, Meldungen zu Regelverstößen in mündlicher und schriftlicher Form oder auf dessen Wunsch persönlich zu erstatten. Zum Schutz des Whistleblowers ist es zudem von Vorteil, wenn diese vertraulichen Hinweise über eine interne oder externe Meldestelle auch anonym erfasst werden können.
  • Innerhalb von 7 Tagen nach der Meldung eines Regelverstoßes muss dem Hinweisgeber eine Bestätigung zum Erhalt seines Hinweises vorliegen, um allfällige Unsicherheiten zu vermeiden. Die Eingangsbestätigung gibt dem Whistleblower Gewissheit, dass seine Bedenken ernst genommen und seine Angaben sorgfältig verarbeitet werden. Auf Ersuchen des Hinweisgebers muss innerhalb einer angemessenen Zeit eine persönliche Zusammenkunft gewährleistet werden.
  • Innerhalb von 3 Monaten muss der Hinweisgeber schließlich von der Meldestelle über die resultierenden Maßnahmen informiert werden, die aufgrund dessen Meldung in die Wege geleitet und vollzogen werden. Mögliche Verfahren könnten zum Beispiel eine Einleitung interner Untersuchungen oder eine Weitergabe an die zuständige Behörde sein.
  • Unternehmen müssen Dokumentationspflichten und die Pflicht zur Löschung der Dokumentation nach zwei Jahren nach Abschluss des Verfahrens einhalten.

Wann kommt das
Hinweisgeberschutzgesetz zum Einsatz?

Der Hinweisgeberschutzgesetz tritt in Kraft, sobald ein Mitarbeiter oder Stakeholder eine interne oder externe Meldung über ernsthafte Missstände ethischer und gesetzlicher Art in einem Unternehmen erstattet. Im Gegensatz zu einer persönlichen Beschwerde am Arbeitsplatz, die in der Regel keine Auswirkungen auf die Öffentlichkeit hat, bezieht sich eine Whistleblowing-Meldung auf weitreichendere Angelegenheiten von öffentlichem Interesse. Inhalt solcher Berichte können sämtliche Aktivitäten sein, die per Gesetz verboten sind: 

  • Ein Whistleblower genießt beispielsweise dann den Hinweisgeberschutz, wenn er selbst Opfer oder Zeuge eines gravierenden ethischen Regelverstoßes wie Diskriminierung am Arbeitsplatz ist und diesen Verstoß über ein Hinweisgebersystem meldet. Whistleblower-Meldungen, die zwischenmenschliche und persönliche Themen betreffen, kosten den Hinweisgeber oft große Überwindung – und genau hier setzt das Hinweisgeberschutzgesetz an. 
  • Aber auch bei Meldungen zu gesetzlichen Verstößen gegen das deutsche Strafrecht wie zum Beispiel Korruption, Geldwäsche, Steuerbetrug oder Vertuschung kommt das Hinweisgeberschutzgesetz zum Einsatz. Whistleblower sollen auf diese Weise vor jeglichen Repressalien wie etwa einer Kündigung oder anderen Disziplinarmaßnahmen geschützt werden, denn durch die Aufdeckung und Offenlegung illegaler Missstände können Hinweisgeber der Gesellschaft wichtige Unterstützung leisten. 

Voraussetzung des Schutzes ist u.a., dass der Hinweisgeber zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass die gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprachen und Verstöße betreffen, die in den Anwendungsbereich des Gesetzes fallen. Nach der Entwurfsbegründung müssen tatsächliche Anhaltspunkte für einen Verstoß vorliegen; Spekulationen oder leichtfertige Meldungen ohne ein zumutbares Bemühen nach Verifizierung werden nicht geschützt. Bei einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Falschmeldung ist der Hinweisgeber zum Schadensersatz verpflichtet.

Wichtige Regelungen innerhalb
des Hinweisgeberschutzgesetzes

  • Der Hinweisgeber hat ein Wahlrecht zwischen interner und externer Meldung: Für hinweisgebende Personen werden mit internen und externen Meldekanälen zwei gleichwertig nebeneinanderstehende Meldewege vorgesehen, zwischen denen sie frei wählen können. Whistleblower können sich also unmittelbar an eine externe Meldestelle der Behörden wenden oder nachdem sie sich zunächst an eine unternehmensinterne Meldestelle gewandt haben.
  • Um eine Überlastung des neuen Hinweisgeberschutzsystems zu verhindern, gilt weder für interne noch für externe Meldestellen eine ausdrückliche Vorschrift, Verfahren für anonyme Meldungen anzubieten. 
  • Unternehmen und Organisationen ab einer Größe von 50 Beschäftigten sind gesetzlich dazu verpflichtet, eine interne Stelle zur Compliance-Meldung mit Hinweisgeberschutz einzurichten. Die Aufgaben dieser Meldestelle dürfen zur Erleichterung der Unternehmen auch an Dritte, beispielsweise Rechtskanzleien, übertragen werden.
  • Die Berichterstattung muss in mündlicher und schriftlicher Form oder auf Wunsch des Hinweisgebers auch in einem persönlichen Gespräch möglich sein.
  • Zum Schutz personenbezogener Daten darf sowohl die Identität des Hinweisgebers als auch die Identität von der Meldung betroffener Personen ausschließlich des zuständigen Sachbearbeiters bekannt sein und nur in Ausnahmefällen herausgegeben werden. Der verantwortliche Beauftragte muss entsprechend geschult werden und sollte sich laufend über die aktuelle Gesetzeslage und die geltenden Datenschutzvorschriften informieren. 
  • Auch Schadensersatzansprüche und Sanktionen werden im Hinweisgeberschutzgesetz geregelt: So muss bei einem Verstoß gegen das Repressalienverbot der entstandene Schaden ersetzt werden und auch Hinweisgeber werden für vorsätzliche oder grob fahrlässige Falschmeldungen mit einer Schadenersatzpflicht bestraft. Die Behinderung von Meldungen sowie eine wissentliche Offenlegung von Falschinformationen gelten als Ordnungswidrigkeiten und können mit einer Geldbuße geahndet werden.

Die Vorteile eines
Hinweisgeberschutzsystems

In erster Linie dient der Hinweisgeberschutz, wie es der Name schon verrät, dem Whistleblower selbst zum Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen oder Diskriminierung. Allerdings birgt ein Hinweisgeberschutzsystem gleichzeitig auch etliche Vorteile für Ihr Unternehmen: 

Die gesetzliche Regelung ermutigt Hinweisgeber, Rechtsverstöße und unethische Handlungen zu melden – dadurch können Missstände im Unternehmen nicht nur frühzeitig erkannt, sondern auch bearbeitet und schließlich behoben werden. Dank einem entsprechenden Meldesystem können interne Prozesse optimiert werden, was einen positiven Einfluss auf das Wachstum eines Unternehmens hat. Eine repräsentative Unternehmenskultur sowie Compliance und Integrität stärken zudem das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter und Stakeholder.

Hinweisgebersysteme bieten überdies auch Schutz vor Reputationsschäden und einer Publizierung von Geschäftsgeheimnissen, denn ohne Zugang zu einem internen Meldesystem besteht ein erheblich höheres Risiko, dass Hinweisgeber auf öffentliche Kanäle ausweichen. Ein Hinweisgeberschutzsystem verringert demnach die Wahrscheinlichkeit, dass schädliche Informationen über die Presse oder soziale Medien an die Öffentlichkeit gelangen – der größte Teil aller Hinweisgeber versucht nämlich zunächst auf internem Weg, Missstände anzusprechen.

Ebenso ist ein Kern des Gesetzes ist der Schutz vor Repressalien wie Kündigung oder sonstigen Benachteiligungen. Das Gesetz sieht eine Beweislastumkehr vor. Danach wird bei einer erlittenen Benachteiligung nach einer Meldung oder Offenlegung vermutet, dass diese Benachteiligung eine verbotene Repressalie (z.B. die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses oder eine Abmahnung im Arbeitsverhältnis) ist. Es obliegt dann dem Arbeitgeber (bzw. Dienstgeber, Auftraggeber oder der sonstigen Organisation) zu beweisen, dass sie auf hinreichend gerechtfertigten Gründen basierte oder nicht auf der Meldung oder Offenlegung beruhte. Wird gegen das Verbot von Repressalien verstoßen, hat der Hinweisgeber einen Schadensersatzanspruch gegen den Verursacher.

Aufgrund der rechtlichen Folgen, die eine Aufdeckung von Unstimmigkeiten möglicherweise mit sich zieht, können Hinweisgebersysteme auch ein äußerst hilfreiches Mittel zur Abschreckung potenzieller Betrüger sein. Im Optimalfall können Betrugsfälle durch den Einsatz eines Hinweisgebersystems indirekt verhindert werden.

FAQs FAQs

Unternehmen mit in der Regel ≥ 50 Beschäftigten sind verpflichtet, eine Stelle für interne Meldungen einzurichten, an die sich Beschäftigte wenden können. Für Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten gilt die längere Umsetzungsfrist bis 17. Dezember 2023.

Das unternehmensinterne Meldesystem muss den Beschäftigten zugänglich gemacht werden. Ratsam ist, die Whistleblowing Hotline auch für Dritte zu öffnen. Die Praxis zeigt: Insbesondere Lieferanten und Geschäftspartner können wertvolle Hinweise auf Compliance Verstöße geben. Zudem können sich Unternehmen mit der Öffnung des Meldekanals einen Wettbewerbsvorteil verschaffen und ihr Compliance-Bewusstsein zum Ausdruck bringen.

Es gilt das Vertraulichkeitsgebot. Unternehmen können aber dem Whistleblower keine Vertraulichkeit gegenüber Strafverfolgungsbehörden zusagen. Es besteht keine Pflicht zur Ermöglichung anonymer Hinweise. Ratsam ist aber, auch anonyme Meldungen zu ermöglichen, um die Hemmschwelle zur Abgabe einer Meldung so gering wie möglich zu halten. Die Sorge, hierdurch Denunziationen zu fördern, ist unbegründet. Anonymität für Hinweisgeber bedeutet zusätzlichen Schutz und in empirischen Untersuchungen konnte eine Steigerung von Denunziationen aufgrund zugelassener anonymer Hinweise nicht festgestellt werden. Zudem erlauben auch die Hinweisgebersysteme der Behörden (Bundeskartellamt, BaFin, Landeskriminalämter) anonyme Hinweise.

Damit ein Hinweisgeberschutzsystem wirksam und funktionstüchtig ist, ist es unerlässlich, dass die Identitäten aller von einer Meldung betroffenen Personen weitgehend geschützt werden. Um den Kreis derjenigen Personen, die Kenntnis über die Identitäten der von der Meldung betroffenen Personen haben, möglichst klein zu halten, ist vorgeschrieben, dass die Identitäten nur den tatsächlich zuständigen Personen bekannt werden dürfen. Dadurch wird ein Weiterreichen einer eingegangenen Meldung innerhalb der Meldestelle auf das zwingend notwendige Maß beschränkt.

Die Aufgaben der Meldestelle sind: Prüfung der Zulässigkeit des Meldegegenstandes und Stichhaltigkeit der erhobenen Vorwürfe, Kontakt mit Hinweisgeber und ggfs. Anforderung weiterer Informationen.

Ergreifung Folgemaßnahmen (z. B. interne Untersuchung, Einstellung Untersuchung, Weiterleitung Informationen an Behörden). Interne Meldestellen haben die Aufgabe, Meldungen nachzugehen, deren Stichhaltigkeit zu prüfen und dazu beizutragen, etwaige Verstöße abzustellen. Hierfür können sie insbesondere interne Untersuchungen durchführen und betroffene Personen und Stellen kontaktieren. Sofern keine Möglichkeit besteht, intern den gemeldeten Verstoß weiter zu überprüfen oder abzustellen, kann der Vorgang unter Beachtung der Vorgaben betreffend die Vertraulichkeit an eine zuständige Behörde zwecks weiterer Untersuchungen abgegeben werden.

Eine Rückmeldung an Hinweisgeber über geplante sowie bereits ergriffene Folgemaßnahmen sowie Gründe für diese hat innerhalb von drei Monaten nach Eingangsbestätigung zu erfolgen.

Mit einem Bußgeld von bis zu EUR 100.000 wird belegt, wer eine Meldung oder die darauffolgende Kommunikation verhindert (oder dies versucht), wer verbotene Repressalien ergreift (oder dies versucht) oder wer vorsätzlich oder fahrlässig das Vertraulichkeitsgebot missachtet. Darüber hinaus sieht der Referentenentwurf auch für die Nicht-Einrichtung und das Nicht-Betreiben eines internen Meldesystems eine Geldbuße von bis zu EUR 20.000 vor.